Posted on: October 5, 2023

Lista de verificación de cumplimiento del DOT y la FMCSA para conductores de camiones

Lista de verificación de cumplimiento del DOT y la FMCSA para conductores de camiones

Si el DOT le exigiera mañana una auditoría de cumplimiento, ¿estaría listo? ¿Sabe qué documentos tendrá que presentar y dónde se encuentran? ¿Están completos sus registros?

¿Qué le falta?

¿Qué es el cumplimiento del DOT y la FMCSA?

Los conductores de camiones y las flotas comerciales están obligados a cumplir todas las normas y regulaciones del DOT, así como las de la FMCSA.

Al gobierno le encantan las siglas, así que empecemos por ahí. ¿Qué significa DOT? Son las siglas en inglés de Departamento de Transporte de los EE. UU., que es la división subordinada al poder ejecutivo (la presidencia) que regula y hace cumplir las leyes federales relacionadas con cualquier medio de transporte. El DOT tiene múltiples subdivisiones especializadas en tipos particulares de transporte, como la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA, por sus siglas en inglés), que regula la industria camionera.

El cumplimiento de las normas por parte de los conductores de camiones es un enorme problema de seguridad pública, dado el gran tamaño y la cantidad de vehículos implicados. Y eso sin tener en cuenta los materiales potencialmente peligrosos que transportan algunos camiones.

Como resultado, hay muchas regulaciones del DOT que cubren casi todos los aspectos del transporte en camiones. Y depende de usted llevar un registro de las pruebas que demuestren que cumple con todas y cada una de ellas.

¿Qué es una auditoría del DOT y cuándo se lleva a cabo?

Una agencia federal tan grande como el DOT no puede hacer un seguimiento en tiempo real de todas las medidas de cumplimiento que toman las empresas de transporte, por lo que verifican periódicamente su cumplimiento a través de una auditoría del DOT.

Las auditorías del DOT pueden llevarse a cabo con muy poco aviso. De hecho, las auditorías del DOT han ido en aumento desde que la FMCSA introdujo un Sistema de medición de seguridad (SMS) digital, que crea una puntuación de cumplimiento basada en los datos de las inspecciones en la carretera
y las estaciones de pesaje.

Existen cuatro tipos de auditorías del DOT y estas se realizan motivadas por diferentes circunstancias.

Los tipos más comunes son las revisiones de cumplimiento y las auditorías de operadores nuevos. Los transportistas nuevos están sujetos a una auditoría de operador nuevo que se realiza, por lo general, durante los primeros 6 meses de operaciones. Las revisiones de cumplimiento se realizan cuando hay un indicador de un desempeño deficiente. También se denominan auditorías específicas del DOT, ya que solo se les realizan a los transportistas que cumplen con requisitos determinados. Entre los factores desencadenantes habituales figuran una puntuación mala en el SMS, un índice de colisiones alto,
un accidente de gran repercusión y las quejas de los ciudadanos, pero la FMCSA también realiza revisiones de cumplimiento aleatorias.

También se realizan auditorías de seguridad (específicas de la capacitación y el plan de seguridad de una empresa) y auditorías de materiales peligrosos (específicas de la capacitación, el etiquetado
y la documentación de envío de materiales peligrosos (HAZMAT, por sus siglas en inglés)).

Debido a que las regulaciones del DOT son tan complejas y las auditorías pueden llevarse a cabo con tan poca antelación, es una buena práctica que el transportista revise periódicamente una lista de verificación de cumplimiento del DOT y se asegure de que puede localizar toda la documentación requerida sin que le falta nada.

¿Qué incluye la lista de verificación de cumplimiento de la FMCSA?

En el caso de las empresas de transporte en camiones, la auditoría del DOT la llevará a cabo la FMCSA, razón por la cual la lista de verificación del DOT para camiones se denomina, a veces, lista de verificación de cumplimiento de la FMCSA.

A la hora de elaborar una lista de verificación exhaustiva de cumplimiento del DOT, resulta útil dividir los documentos según las categorías principales de las regulaciones de seguridad del DOT. Tenga en cuenta que las listas a continuación no están completas, solo pretenden ayudarle a comenzar.

Calificaciones del conductor

Usted es responsable de examinar minuciosamente a los empleados contratados recientemente y de mantener actualizado el expediente de calificaciones del conductor (DQF, por sus siglas en inglés) para garantizar que cumplan con todas las normas y regulaciones del DOT. Debe conservar el DQF por tres años, independientemente de que el conductor siga o no trabajando para usted.

Un DQF debe incluir registros como:

  • Constancia de licencia de conductor comercial (CDL, por sus siglas en inglés) válida con el respaldo correspondiente
  • Certificado de un examinador médico vigente (o una copia)
  • Constancia de seguro válida
  • Tres años de registros de vehículos de motor (MVR, por sus siglas en inglés)
  • Solicitud de empleo
  • Registros de pruebas de detección de drogas previas a la contratación y de otro tipo
    (y estatus actual, si hubo resultados positivos)
  • Constancia de capacitación obligatoria de nivel inicial
  • Cualquier registro requerido por respaldos específicos de CDL

Cumplimiento de las horas de servicio (HOS, por sus siglas en inglés)

Las regulaciones de seguridad del DOT incluyen restricciones sobre el tiempo que los conductores pueden pasar en servicio antes de tener que tomarse un descanso (ya sea corto o largo). Los períodos de tiempo exactos varían un poco según la situación, así que asegúrese de que sus conductores sigan las normas de HOS apropiadas y pasen su tiempo de descanso de manera adecuada.

Las regulaciones sobre las HOS solían ser difíciles de controlar y se basaban en un sistema de honor, pero ahora el Congreso ha impuesto la instalación de un dispositivo electrónico de registro (ELD, por sus siglas en inglés) en todos los vehículos comerciales.

Necesitará registros que demuestren que todos los conductores están operando dentro de los límites de las HOS y deberá conservar todos los datos y copias de seguridad del ELD por un mínimo de seis meses.

Inspecciones y mantenimiento de vehículos

Para todos los equipos de vehículos de motor comerciales (CMV, por sus siglas en inglés) en funcionamiento, es necesario presentar:

  • Registros de inspecciones anuales con una antigüedad mínima de 14 meses
  • Registros de inspección del vehículo por el conductor (DVIR, por sus siglas en inglés) anteriores y posteriores a los viajes
  • Informes de inspección posteriores a los viajes con problemas detectados con una antigüedad mínima de 90 días

Pruebas de detección de drogas y alcohol

Necesita constancia de cumplimiento de los requisitos de pruebas de detección de drogas y alcohol del DOT/FMCSA, que incluyen:

  • Documentación de los programas y políticas de pruebas de detección de la empresa
  • Informes sobre todas las pruebas realizadas en el último año calendario (pruebas previas a la contratación, pruebas aleatorias, pruebas por sospecha razonable y pruebas de seguimiento)
  • Constancia de capacitación en sospecha razonable para todos los supervisores

Tenga en cuenta que no solo los conductores están sujetos a pruebas obligatorias. Se aplican a cualquier “empleado sensible respecto a la seguridad”, lo que incluye despachadores, mecánicos, trabajadores del depósito y conductores sustitutos.

Cumplimiento de las regulaciones sobre materiales peligrosos (HMR, por sus siglas en inglés)

Si transporta materiales que entran en el ámbito de aplicación de las HMR, debe cumplirlas y presentar constancia de su cumplimiento.

Lamentablemente, las normas y regulaciones del DOT para HAZMAT son un conjunto complejo de requisitos. De hecho, las auditorías DOT HAZMAT son una de las auditorías DOT más exhaustivas y detalladas a las que pueda someterse.

Licencias y permisos

Las licencias y permisos que se requieren de un transportista varían según el estado, pero hay algunos requisitos comunes, entre ellos:

  • Número de transportista del DOT US
  • Número de autotransportista (MC, por sus siglas en inglés)
  • Licencias de conducir comerciales (CDL) para cada conductor
  • Registro unificado de transportistas (UCR, por sus siglas en inglés)
  • Código alfa estándar del transportista (SCAC, por sus siglas en inglés)

Otros requisitos

Desafortunadamente, las categorías anteriores no incluyen todo. También tendrá que proporcionar documentos como:

  • Constancia de que cada conductor ha recibido una copia de las regulaciones actuales de la FMCSA y ha aceptado cumplirlas.
  • Su formulario MCS-90 vigente para la cobertura de responsabilidad civil de la flota
  • Su plan de seguridad DOT vigente
  • Planes de registro internacional (IRP, por sus siglas en inglés) para cada vehículo que califique
  • Registros trimestrales consistentes del impuesto sobre el combustible basados en el Acuerdo Internacional del Impuesto sobre el Combustible (IFTA, por sus siglas en inglés)
  • Una copia de las reglas FMCSA en su oficina

Cumplir con el DOT respecto a la capacitación en línea

Un aspecto del cumplimiento del DOT/FMCSA que a menudo se pasa por alto son los requisitos de capacitación.

Existen algunos tipos de capacitación obligatoria para el cumplimiento del DOT, incluida la capacitación HAZMAT dentro de los 90 días posteriores al inicio de las tareas HAZMAT, como transportar materiales peligrosos comercialmente. Se requiere un repaso cada 3 años.

Además, la FMCSA requiere que los supervisores de los camiones reciban capacitación sobre “sospecha razonable” como parte de su programa de pruebas de detección de drogas y alcohol. Esta capacitación solo se requiere legalmente una vez, pero la mayoría de los transportistas requieren un repaso periódico para asegurar que recuerden y cumplan con las regulaciones en cuanto a las pruebas de detección.

Hacer un seguimiento del cumplimiento de esta capacitación es más difícil de lo que parece. Debe presentar constancia de la capacitación de cada empleado que la requiera, demostrando que cumple con los requisitos. La capacitación HAZMAT consta de varias partes, adaptadas a la función del empleado.

Por último, el DOT no revisa ni certifica los programas de capacitación. Corresponde a los empleadores elegir un programa de capacitación adecuado que cubra todos los temas requeridos.

Llevamos más de 20 años siendo un proveedor de confianza de capacitación en cumplimiento de la seguridad. Nuestros cursos son en línea y a su propio ritmo, y las empresas pueden acceder a un sistema de gestión del aprendizaje que les ayuda a asignar, llevar un registro de finalización y organizar las constancias de la capacitación obligatoria.

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